英語圏の方とメールしてわかった英文メールを書くコツ

私が意識していることは次の6つです。

1. Hello ○○, から始める
2. Thank you, ○○ で終わる
3. 用件を最初に伝える
4. 段落をきちんと分ける
5. 箇条書きは好まれる
6. sorryをなるべく使わない

メールの超基本的なテンプレート

送り主がTaroで、相手がAliceだとします。最初のメールではフルネームを記載するべきですが、ある程度親しくなった段階でフルネームは使わなくなります。

Hello Alice,

...（本文）

Thank you,
Taro

英語圏のほぼすべての人はこのテンプレートを使います。Hello Aliceの後にカンマがあることに注意してください。これは必ずつけて改行します。

最後のしめはThank you,とやはりカンマを打ち、改行を一回だけ入れて名前を書きます。このThank youも実はあまり一般的ではないようで、多くの方はBest Regardsと書いています。メールの用件などによって微妙に変えることは大切で、すべてのメールにThank you,と書いていると、メールテンプレートを使いまわしている感じが伝わってしまいます。

英語のメールはそもそもシンプルなので、テンプレートになっていない感じを伝えることは重要です。

気をつけること

用件を最初に言うことをとにかく心がけます。前置きは「ご返信ありがとうございます」くらいに済ませましょう。「最近は寒いですね。お体には気をつけてください」といった長い前置きは、日本人の感覚としてはいいと思いますが、英語圏の方は「それよりも最初に用件を言ってほしいかな」という感覚を持っている方が多いです。

長い文はきちんと段落に分けて書きます。そしてリスト的なものはリストにします。会う時は「それでは新宿駅東口の○○で、何時に会いましょう」というときは、それを文として書いてから、確認用にリスト化するといいと思います。

Location: Shinjuku station
Time: 7p.m.

など。

最後にsorryを使わないことです。sorryは本当に悪いことをしたときに使う言葉であり、普段から言っていると相手は本気で不快になっていきます。知り合いのアメリカ人は、sorryの多用は「バカにされているのか？」という気持ちを起こさせると言っていました。日本人は特にsorryを使いやすいと思うので、ここは特に意識したほうがいいでしょう。

最後に

英語のメールで上手くなるコツは、相手のメールを真似ることです。自分の英語力が十分でないと相手が知っている場合はなおさらで、「メールしながらメールの書き方を勉強したいから、メールの表現を真似してもいいですか？」と聞いたところ、喜んで「そうするべきだ」と言っていました。言語習得は真似がとにかく重要です。